为了促进项目有效进行，项目经理们（PMs）必须掌握各种专门的IT工具及文档，它们包括各种项目计划和交付样品，中间过程的记录和信息以及更新的技术和模板。知识管理 (Knowledge Management，KM) 是一个商业流程，它搜集并管理组织内部集体的经验和工作知识，而公司员工能够访问由这些经验和知识集合而成的智囊库 ( 或称知识库) 。实现KM后，企业将获得明显的业绩提升以及更高的效率，但并不是所有的公司都愿冒险尝试。然而，我们却发现有一位项目经理正极力推崇KM，他已成功地将他的想法付诸实践——公司采纳了他的KM实施建议。看看他是如何实现KM系统并促成其被采纳和运作的。

    识别问题并说服决策者

    三年前，当来自Woburn（沃本，美国地名）的MA-IT firm Collaborative Consulting (http://www.collaborative.ws/)的高级项目经理Josh Brose开始他的工作时，他的新雇主还没开始实施KM。在第一周的工作中，Brose接手为公司的一个客户建立整合测试策略（integration testing strategy）——这是一个在他的职业生涯中尚未遇到的难题。此时，他意识到一个知识管理解决方案所能带来的好处。

    “你知道，在一个咨询公司，为客户介绍的每个顾问都应该知道如何为客户解决问题”，Brose说。“所以，既然我站到客户面前，接手这一项目，便必须了解要怎样向客户提供解决方案（整合测试策略）。”

    他开始在公司上下询问是否有人曾经做过整合测试系统。一周后，他找到了一份相关文档，这使他能够将交付产品展示给客户。

    “和那个客户的生意，使我们获得了极大的红利点，”Brose谈论到了这种能力，即通过直接的文档调度解决好一件原本复杂的工作。然而，为了找到正确的文档资料是如此困难，他意识到，就便捷的文档共享能力而言，公司在那时还存在巨大的缺口。

    “我们都正在忙着自己的工作，而没有进行信息共享”，Brose说。如此一来，员工们不得不去重复的做同一项工作。

    Brose的此次经验提醒了他，Brose提出了在其公司中建立KM解决方案，由此成立了工作委员会，并最终促成企业进行KM解决方案的产品选择和方案实施。

    公司产生了一个由八个人组成的委员会，委员会成员包括了Brose，公司各个事业单位的高级人员，一名分析人员和执行总管（Operations Director）。执行总管被认为是最重要的，他的在场保证员工能够认真严肃地面对这一项目。

    定义需求之后，在2003，委员会选择了 Jive 软件公司 (www.jivesoftware.com)的KM低端产品，Jive 软件公司是一家开源的JAVA开发公司，它的核心产品包括 Jive 论坛和 Jive 知识库，Brose的咨询公司花费了10，000美元购买了它的两个核心产品。公司的目标是建立一个KM 解决方案，通过基于浏览器的安全区域进行访问, 形成知识容器，设计分类并通过关键字查询各种信息和在线数据资料。

    Brose在自己的机器上安装上了服务端程序，然后，大约在二个星期中，他建立了分类法，即信息容器中的信息结构。
 
    KM运作——成功的关键

    下一个挑战是，如何让咨询公司的每个员工，包括各个项目经理，上载各种文档资料到KM 系统中。

    “我们是从头开始的，那时，我们还没有用以装载文件的容器，” Brose说。”以前，我们没有服务器，而有上千份的文件等待KM系统的引入。”数以千计文件被置于桌面，便携式电脑中。信息分散在公司各个角落，形成了“信息孤岛”。 “他们到处都是，”他说。

    为了鼓励员工们上载文件到公司的KM系统中，Brose制定了各种激励措施——只要他们了上载文件就将获得奖品(公司品牌的皮带，运动衫和高尔夫球衬衫)。

    但是Brose同时也希望职员能够立即着手使用该系统。Brose将公司内部简历提供给员工，这些简历列举了每名员工的才能和技术，是员工们一直以来使用的建构提议和确定项目研究小组成员构成的工具。他指出这种公用资源的宽可用性将帮助系统投入运作。

    “作为一名项目经理，如果我正在找寻人手进行某一项目，我将到知识库中扫描不同的员工信息，这样我知道应该由谁来负责这一项目”， Brose说。“我们将所有的文件都转移到知识管理系统中，而这是我们争取员工使用它的第一个步骤”。

    Brose继续激励员工，鼓励他们上载文件，通过监视上载和使用情况，Brose能够了解哪些雇员在帮助KM系统的成长。同时，Brose已经将他们实施KM系统的成功事例编书出版。

    “要是他们能访问知识库，获得相关案例（取得能够有所帮助的文档资料），通过使用该文档，最终整合成交付产品给新客户——这将节省一半或四分之一的时间，这些内容是我在书中试图展示的，”Brose 说。

    持续的加强

    Brose计划不断地加强他的KM系统，通过KM系统和公司的企业内部网的整合，项目经理和其他员工的工作活动可以变成更卓越。这时，员工可以远程登录到单一区域中检查他们的电子邮件，访问公司的实时报告系统、费用报告以及公司提供的各种健康福利和投资信息。

    “它将一直表现出色 ”，Brose说。

    距离成功还有一段路，Brose希望尝试在KM系统内为项目经理设立项目区域。但在很大程度上由于在客户端工作的项目经理间信息共享的逻辑阻碍，基于项目的知识共享区域并没有被大量使用。

    “我们总是与客户紧密整合，现在，我们没有设立项目区域，否则客户能够进入我们的资源环境中”,Brose提到。

    尽管需要对系统进行持续的改进并且期间可能会间或遇到种种困难，Brose说，然而，KM系统的引入已经是公司的巨大成功。

    令人惊讶的是，阻碍KM在项目经理和其他员工中运作的最大问题并不是科技上的障碍，而是人的因素。

    “你如何说服员工让他们买进系统，又如何促使他们使用系统，并且你还得做到让他们觉得系统的确是有价值的”， Brose说。“他们必须在第一天就见到它的价值，否则他们将不再使用它，而且再不回头。”

    “一旦人们开始使用KM系统，我认为他们将发现它是非常有用的”，Brose说。“找到相关的文档是如此容易。信息就储存在那儿。这是如此的简单，没有任何理由不去使用。”